1. Ile to kosztuje w przeliczeniu na jednego kierowcę
Cenniki w tej branży mają trzy kształty: cena za kierowcę (usługi biur, zwykle 50 do 200 zł netto miesięcznie), pakiet na przedział liczby kierowców (na przykład 300 zł za 5, 960 zł za 20, 1 500 zł za 50 u dostawcy EwiSystem według jego cennika) oraz plan flotowy. Przelicz każdą ofertę na swoją liczbę kierowców, także z dopłatami za dodatkowych. Dla firmy z 12 kierowcami pakiet na 20 bywa tańszy od ceny za głowę, ale tylko jeśli flota nie rośnie.
Pytanie do dostawcy: ile zapłacę za 12, a ile za 18 kierowców i czy cena zależy od rodzaju transportu. Pełne porównanie z biurem liczymy w zestawieniu program do rozliczania kierowców czy biuro rachunkowe.
2. Czy odczytuje pliki z kart i tachografów, które masz
Plik z karty kierowcy i z tachografu pojazdu ma rozszerzenie DDD albo jego odpowiedniki z rozszerzeń zależnych od producenta urządzenia. Program musi czytać te, które pobierasz. Zapytaj o generację tachografu (cyfrowy pierwszej i drugiej generacji, inteligentny) oraz o to, czy plik z karty i z pojazdu są łączone w jedną oś czasu kierowcy.
Zasady pobierania i terminów, czyli co 28 dni z karty i co 90 dni z tachografu, opisujemy na stronie pobieranie danych z tachografu. Program, który nie pilnuje tych terminów, zostawia ten obowiązek na kalendarzu kadrowej.
3. Czy reguły liczą zgodnie z rozporządzeniem 561/2006
Tu najłatwiej o pomyłkę, bo przepisy mają wyjątki. Sprawdź, czy program poprawnie liczy dzienny czas jazdy (9 godzin, dwa razy w tygodniu 10), tygodniowy (56 godzin), dwutygodniowy (90 godzin), przerwę 45 minut po 4,5 godziny jazdy i odpoczynki dzienne oraz tygodniowe, w tym skrócone i ich wyrównanie. Zapytaj też o podwójną obsadę, przeprawy promowe i pracę nocną.
Najlepszy test jest prosty: weź tydzień kierowcy, w którym wiesz, że były naruszenia, i zobacz, czy program je znajdzie. U nas możesz zrobić to bez konta, na stronie głównej wpisując godziny z tygodnia. Jak wygląda sama lista, pokazuje strona o analizie naruszeń.
4. Czy ewidencja jest gotowa na kontrolę
Inspektor ITD nie pyta o wykres z programu. Pyta o dokumenty. Program powinien tworzyć ewidencję czasu pracy kierowcy w postaci, którą możesz wydrukować i wpiąć do akt, z podziałem na jazdę, inną pracę, dyspozycyjność i odpoczynek. Zapytaj, czy ewidencja zapisuje się na stałe po zamknięciu miesiąca i czy późniejsza zmiana reguł nie zmienia zamkniętych wyników. Szczegóły są w opisie ewidencji czasu pracy kierowcy.
5. Czy liczy diety, ryczałty za noclegi i Pakiet Mobilności
Wiele programów kończy na naruszeniach, a kadrowa i tak ręcznie liczy diety. Jeśli rozliczasz kierowców w transporcie międzynarodowym, program powinien znać dni w poszczególnych krajach i stawki diet, a także oznaczać dni objęte przepisami o delegowaniu. Zapytaj, kto aktualizuje stawki i czy zamknięte miesiące zostają w starych wartościach. Przykład takiego zestawienia znajdziesz w części o rozliczaniu delegacji kierowców.
6. Kto w firmie może co zobaczyć
Właściciel widzi koszty, kadrowa dane kierowców, dyspozytor tylko naruszenia z ostatnich dni, a biuro rachunkowe wiele firm naraz. Sprawdź role, dziennik dostępu i to, czy kierowca może zobaczyć własne zestawienie. W planach dla biur przydaje się wiele firm na jednym koncie, bo inaczej każdy klient wymaga osobnych danych logowania.
7. Gdzie leżą dane i jak je wyeksportujesz
Pliki z tachografu trzeba przechowywać, a dane osobowe kierowców chronią przepisy o ochronie danych. Zapytaj, gdzie są przechowywane dane, jak długo trwa archiwum i czy możesz wyeksportować wszystko, jeśli zmienisz dostawcę. Dostawca bez eksportu to uzależnienie, nawet przy dobrej cenie.
8. Czy możesz sprawdzić program, zanim zapłacisz
Dobre programy pozwalają sprawdzić działanie na własnych danych. Jeśli dostawca pokazuje wyłącznie prezentację, poproś o dostęp testowy albo o rozliczenie jednego miesiąca równolegle z dotychczasowym sposobem. Różnica w wynikach pokaże więcej niż każdy folder reklamowy.
Prosta karta oceny dla trzech ofert
Zapisz trzy oferty w tabeli i oceń każde z ośmiu kryteriów w skali od 0 do 2. Nie sumuj na ślepo: brak odczytu Twoich plików albo błędne reguły dyskwalifikują ofertę bez względu na cenę.
| Kryterium | Co sprawdzasz | Czerwona flaga |
|---|---|---|
| Cena | koszt za 12 i 18 kierowców | dopłaty ukryte w regulaminie |
| Pliki | generacja tachografu, karta i pojazd | odczyt tylko jednego rodzaju |
| Reguły | test na znanym tygodniu z naruszeniami | brak podwójnej obsady i promów |
| Ewidencja | wydruk gotowy do akt | wynik tylko na ekranie |
| Diety | stawki i kraje | ręczne wpisywanie dni |
| Role | kadrowa, dyspozytor, biuro | jedno wspólne konto |
| Dane | eksport i archiwum | brak eksportu |
| Próba | dostęp testowy lub równoległy miesiąc | tylko prezentacja |
Wdrożenie w jeden miesiąc rozliczeniowy
Realny plan to jeden miesiąc równoległej pracy. W pierwszym tygodniu wgrywasz zaległe pliki i sprawdzasz, czy ostatni zamknięty miesiąc wychodzi tak samo jak w Twojej ewidencji. W drugim i trzecim tygodniu pracujesz na bieżąco i poprawiasz ustawienia firmy, na przykład stawki diet. Na koniec miesiąca porównujesz wynik z dotychczasowym i dopiero wtedy rezygnujesz z poprzedniej obsługi.
Jeśli oprócz kierowców prowadzisz grafik dla pracowników biurowych i magazynu, a ich czas pracy podlega Kodeksowi pracy, a nie rozporządzeniu 561/2006, dobrym uzupełnieniem będzie grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy. Kierowców rozlicza się osobno, bo ich normy są inne.
Co dostajesz w Kierujemy
Kierujemy to program w przeglądarce do rozliczania czasu pracy kierowców: naruszenia według 561/2006, ewidencja, diety i Pakiet Mobilności, archiwum plików z kart i tachografów oraz role dla firmy i biura. Plany to Start 390 zł netto miesięcznie do 5 kierowców, Flota 890 zł do 25, Firma 1 890 zł do 100 i Biuro 3 900 zł do 400 kierowców. Płatność roczna obniża cenę miesięczną o 50 procent, a faktura jest wystawiana od razu. Zobacz cennik albo wpisz tydzień jazdy swojego kierowcy na stronie głównej i sprawdź wynik.
Czy darmowy program do rozliczania czasu pracy kierowców wystarczy?
Wystarczy do podstawowej analizy kilku kierowców. Ogranicza się zwykle do naruszeń i nie tworzy pełnej ewidencji, diet ani zestawień dla biura. Gdy co miesiąc zamykasz rozliczenie dla kilkunastu kierowców, płatny program zwraca się w czasie kadrowej.
Ile kosztuje program do rozliczania czasu pracy kierowców?
Od kilkuset do kilku tysięcy złotych netto miesięcznie, zależnie od liczby kierowców i zakresu. W Kierujemy ceny zaczynają się od 390 zł netto za plan do 5 kierowców.
Jak sprawdzić, czy program liczy poprawnie?
Wprowadź tydzień kierowcy, w którym znasz naruszenia, i porównaj wynik z własnym rachunkiem według rozporządzenia 561/2006. Dobry program wskaże każde przekroczenie z datą i godziną oraz limit, który przekroczono.
Czy biuro rachunkowe może używać takiego programu?
Tak. Biuro obsługujące kilku przewoźników potrzebuje planu z wieloma firmami na jednym koncie i dziennikiem dostępu. Opisujemy to na stronie dla biur rachunkowych.
Sprawdź tydzień kierowcy i załóż konto