Rozliczanie delegacji kierowców, diety i ryczałty za noclegi
Rozliczanie delegacji kierowców to wyliczenie diet i ryczałtów za noclegi na podstawie dni spędzonych w podróży krajowej i zagranicznej oraz sprawdzenie wynagrodzenia minimalnego w krajach UE zgodnie z Pakietem Mobilności. Kierujemy bierze dni i kraje z danych tachografu i składa z nich zestawienie dla każdego kierowcy.
Dni w podróży i kraje z danych tachografu
Kadrowa zwykle odtwarza delegację z kart drogowych, notatek kierowcy i ręcznych zestawień. Kierujemy opiera się na tym, co zapisał tachograf: kiedy kierowca zaczął i skończył dzień pracy, w jakim kraju i ile godzin trwała podróż.
- początek i koniec każdej delegacji,
- liczba dób w podróży krajowej i zagranicznej,
- kraj, w którym kierowca przebywał w danej dobie,
- noclegi poza miejscem zamieszkania i poza bazą,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu.
Dane źródłowe są te same, z których liczymy analizę naruszeń i ewidencję czasu pracy kierowcy, więc zestawienia nie rozjeżdżają się między sobą.
Diety w podróży krajowej i zagranicznej
Dieta przysługuje za każdą dobę podróży, a jej wysokość zależy od czasu trwania podróży i od tego, czy odbywa się w kraju, czy za granicą. Stawki dla podróży krajowych i dla poszczególnych państw wynikają z rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej i podajemy je w konfiguracji firmy zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów.
W Kierujemy ustawiasz zasady raz, a program stosuje je do każdej delegacji.
- doba podróży liczona od chwili wyjazdu,
- część doby rozliczana według czasu trwania podróży,
- stawka dla kraju przebywania kierowcy w danej dobie,
- pomniejszenie o posiłki zapewnione przez pracodawcę, jeśli firma stosuje takie zasady,
- osobne reguły dla transportu krajowego i międzynarodowego.
Stawki zmieniamy w jednym miejscu, a zmiana obejmuje kolejne rozliczenia. Zamknięte miesiące zostają w wartościach, z którymi je zatwierdzono.
Ryczałty za noclegi kierowców
Kierowca śpiący w kabinie nie dostaje faktury za hotel, więc firmy rozliczają noclegi ryczałtem. Kierujemy zlicza noclegi w podróży krajowej i zagranicznej i wylicza ryczałt według zasad ustawionych w firmie.
- liczba noclegów w miesiącu dla każdego kierowcy,
- podział na nocleg w kabinie i nocleg w obiekcie z rachunkiem,
- ryczałt liczony według stawki dla kraju,
- zestawienie gotowe do wypłaty razem z wynagrodzeniem.
Dzięki temu księgowość dostaje jedną tabelę zamiast stosu kart drogowych, a kierowca widzi, z czego wynika kwota. Dodatkowe informacje o samych kontrolach i dokumentach firmy znajdziesz na stronie dla firm transportowych.
Pakiet Mobilności i wynagrodzenie minimalne w krajach UE
Pakiet Mobilności wprowadził zasady delegowania kierowców, w tym wymóg zapewnienia wynagrodzenia nie niższego niż minimalne w kraju przyjmującym tam, gdzie przepisy o delegowaniu mają zastosowanie. Firma musi więc wiedzieć, w których dniach kierowca wykonywał pracę w danym kraju i na jakich zasadach.
Kierujemy pokazuje dla każdego kierowcy dni pracy w poszczególnych krajach i oznacza te, które podlegają sprawdzeniu pod kątem wynagrodzenia minimalnego. Zasady stosowania wyjątków, na przykład dla przewozów dwustronnych, ustawiasz w koncie firmy.
- dni pracy w każdym kraju UE w miesiącu,
- oznaczenie dni objętych przepisami o delegowaniu,
- porównanie z wynagrodzeniem minimalnym ustawionym dla kraju,
- wskazanie różnicy do wyrównania, jeśli występuje.
Wynagrodzenia minimalne zmieniają się w poszczególnych państwach, dlatego wartości aktualizujemy w programie, a Ty zatwierdzasz je przed zamknięciem miesiąca.
Zestawienie dla kierowcy i dla księgowości
Na koniec miesiąca powstaje zestawienie dla każdego kierowcy: lista delegacji, dni w krajach, diety, ryczałty za noclegi i ewentualne wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego. Kierowca dostaje przejrzysty dokument, a księgowość gotowy zbiorczy plik do zaksięgowania.
Zestawienie możesz wydrukować do akt albo wyeksportować. Pełne rozliczenie miesiąca, od wgrania plików z karty po zamknięcie ewidencji, opisujemy w sekcji rozliczanie kierowców, a dane do niego pochodzą z archiwum opisanego na stronie pobieranie danych z tachografu.
Które plany zawierają diety
Diety, ryczałty i Pakiet Mobilności są w planie Flota za 890 zł netto miesięcznie (do 25 kierowców) oraz w planach Firma i Biuro. Ceny są netto plus 23 procent VAT, faktura przychodzi od razu, a płatność roczna obniża cenę miesięczną o 50 procent. Szczegóły są w cenniku.
Załóż konto